کنترل پروژه چیست ؟

کنترل پروژه چیست ؟ این سوالی است که اغلب افرادی که قصد ورود به این حوزه را دارند و یا می‌خواهند سازمان خود را توسعه دهند می‌پرسند. کنترل پروژه فرآیندی سیستماتیک برای نظارت و اندازه‌گیری پیشرفت پروژه در مقایسه با برنامه‌ریزی اولیه است. این فرآیند شامل شناسایی انحرافات از برنامه، تجزیه و تحلیل علل انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی برای بازگرداندن پروژه به مسیر صحیح است.

• تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs): شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه در ابعاد مختلف مانند زمان، هزینه، کیفیت و محدوده.

• جمع‌آوری داده: جمع‌آوری اطلاعات مربوط به عملکرد واقعی پروژه.

• تجزیه و تحلیل داده‌ها: مقایسه عملکرد واقعی با برنامه‌ریزی اولیه و شناسایی انحرافات.

• انجام اقدامات اصلاحی: انجام اقداماتی برای رفع انحرافات و بازگرداندن پروژه به مسیر صحیح.

در این مقاله از وب سایت مجتمع آموزشی امیرکبیر قصد داریم شما را با مفاهیم کلی کنترل پروژه آشنا نماییم. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

تاریخچه کنترل پروژه چیست ؟

کنترل پروژه به عنوان یک رشته علمی مجزا در قرن بیستم میلادی ظهور کرد، اما ریشه‌های آن را می‌توان در دوران باستان و در ساخت بناهای عظیمی مانند اهرام مصر، تخت جمشید و معبد پارتنون جستجو کرد.

در اینجا به برخی از نقاط عطف مهم در تاریخچه کنترل پروژه اشاره می‌کنیم:

دوران باستان

شاید برای شما سوال باشد که آیا در دوران باستان نیز مفاهیم کنترل پروژه وجود داشته؟جایگاه کنترل پروژه چیست ؟
باید گفت ساخت اهرام مصر، تخت جمشید، معبد پارتنون و دیوار چین نمونه‌هایی از پروژه‌های عظیمی هستند که در دوران باستان با استفاده از روش‌های ابتدایی کنترل پروژه اجرا شده‌اند. این موضوع که اجرای چنین پروژه‌های عظیمی بدون استفاده از علم کنترل پروژه امکان‌پذیر نبوده، قطعی است.

قرن بیستم

• دهه 1910: شاید برای شما سوال باشد که امروزه مهم‌ترین ابزار کنترل پروژه چیست ؟ هنری گانت، مهندس آمریکایی، نمودار گانت را برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها ابداع کرد. امروژه می‌توان این ابزار را مهم‌ترین ابزار کنترل پروژه نامید.

• دهه 1950: جنگ جهانی دوم تاثیر بسزایی در این علم نهاد. اما سوال مهم این است که تاثیر جنگ جانی دوم در کنترل پروژه چیست ؟ با آغاز جنگ جهانی دوم و نیاز به انجام پروژه‌های بزرگ و پیچیده، تکنیک‌های جدیدی مانند روش مسیر بحرانی (CPM) و تکنیک برنامه‌ریزی و بررسی (PERT) توسعه یافتند.

• دهه 1960: موسسه مدیریت پروژه (PMI) تأسیس شد و به تدوین استانداردها و روش‌های نوین در زمینه مدیریت پروژه پرداخت.

• دهه 1970: نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای اولین بار به بازار عرضه شدند. شاید یک سوال مهم دیگر این باشد که جایگاه نرم افزارها در علم کنترل پروژه چیست ؟ که این مطلب در ادامه مقاله مورد بررسی قرار می‌گیرد.

• دهه 1980: رویکردهای جدیدی مانند مدیریت کیفیت جامع (TQM) و مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) در مدیریت پروژه به کار گرفته شدند.

• دهه 1990: با گسترش استفاده از اینترنت، ابزارهای جدیدی مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر وب و ابزارهای همکاری آنلاین به وجود آمدند.

قرن بیست و یکم

اما تاثیرات قرن بیست ویکم بر کنترل پروژه چیست ؟ ظهور چابکی و روش‌های نوین مانند اسکرام و کانبان، انعطاف‌پذیری و سرعت عمل را در پروژه‌ها از پدیده‌هایی است که در قرن بیست و یکم بر این علم تاثیر گذاشته است.
امروزه، کنترل پروژه به عنوان یک بخش حیاتی در بسیاری از صنایع از جمله: ساخت و ساز، نرم‌افزار، تولید و خدمات دولت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

وظایف بخش کنترل پروژه چیست ؟

سوال مهم بعدی این است که وظایف بخش کنترل پروژه چیست ؟ وظایف بخش کنترل پروژه را می توان به طور کلی به پنج دسته اصلی تقسیم کرد:

1. برنامه ریزی و زمان بندی

تعریف و تجزیه و تحلیل ساختار شکست کار (WBS): این شامل تقسیم پروژه به بخش های کوچکتر و قابل مدیریت تر است.
برآورد زمان فعالیت ها: تخمین زمان لازم برای تکمیل هر بخش از پروژه.
ایجاد نمودارهای زمان بندی: مانند نمودار گانت، برای نشان دادن ترتیب و وابستگی فعالیت ها.
تعیین نقاط عطف کلیدی: برای نشان دادن پیشرفت پروژه.

2. مدیریت ریسک

شناسایی ریسک های احتمالی: پیش بینی مشکلات و چالش های احتمالی که ممکن است در طول پروژه رخ دهد.
ارزیابی ریسک ها: تخمین احتمال وقوع هر ریسک و تأثیر آن بر پروژه.
توسعه برنامه های پاسخ به ریسک: ایجاد طرح هایی برای کاهش یا از بین بردن ریسک ها.
نظارت و کنترل ریسک ها: پیگیری ریسک ها و به روز رسانی برنامه های پاسخ به ریسک در صورت نیاز.

3. برآورد بودجه

یکی دیگر از وظایف بخش کنترل پروژه، برآورد هزینه های پروژهاست. تخمین هزینه های مواد، نیروی کار، تجهیزات و سایر منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه در این بخش انجام می‌شود.
ایجاد بودجه پروژه: تهیه گزارشی که تمام هزینه های پیش بینی شده پروژه را مشخص می کند.
کنترل بودجه: نظارت بر هزینه های پروژه و اطمینان از عدم تجاوز از بودجه.

4. مدیریت تغییرات

کنترل تغییرات: بررسی و تأیید تمام درخواست های تغییر در پروژه.
به روز رسانی برنامه ریزی و بودجه: به روز رسانی برنامه ها و بودجه ها برای انعکاس تغییرات تأیید شده.
مدیریت تأثیرات تغییرات: مدیریت تأثیرات تغییرات بر سایر بخش های پروژه.

5. گزارش دهی

تهیه گزارش های پیشرفت از موارد دیگر وظایف بخش کنترل پروژه می‌باشد. تهیه گزارش های دوره ای برای نشان دادن پیشرفت پروژه در مقابل برنامه.
تهیه گزارش های عملکرد: تهیه گزارش هایی برای نشان دادن عملکرد پروژه در مقایسه با معیارهای کلیدی.
ارائه گزارش به ذینفعان: ارائه گزارش های پیشرفت و عملکرد به ذینفعان کلیدی پروژه.
علاوه بر این وظایف اصلی، بخش کنترل پروژه ممکن است وظایف دیگری مانند مدیریت قراردادها، مدیریت تدارکات و مدیریت کیفیت را نیز بر عهده داشته باشد.
نکته: وظایف بخش کنترل پروژه بسته به نوع پروژه، اندازه سازمان و ساختار سازمانی متفاوت خواهد بود.

مهم‌ترین و کاربردی‌ترین استانداردهای کنترل پروژه چیست ؟

استانداردهای کنترل پروژه، مجموعه‌ای از بهترین روش‌ها و قواعد هستند که برای مدیریت و کنترل پروژه‌ها به کار می‌روند. این استانداردها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را به طور موثر و کارآمد اجرا کنند.
در اینجا برخی از معروف‌ترین استانداردهای کنترل پروژه را معرفی می‌کنیم:

1- PMBOK

یکی از معروف‌ترین استانداردهای کنترل پروژه، استاندارد PMBOK است.این استاندارد مخفف عبارت Project Management Body of Knowledgeاست. توسعه‌دهنده استاندارد PMBOK موسسه مدیریت پروژه (PMI)می‌باشد. سوال مهم این است که جایگاه این استاندارد در کنترل پروژه چیست ؟ این استاندارد به عنوان مرجع اصلی در زمینه مدیریت پروژه شناخته شده و شامل مجموعه‌ای از دانش، مهارت‌ها و فرآیندهای لازم برای مدیریت پروژه‌ها است.

محتوای استاندارد PMBOK شامل 10 حوزه دانش اصلی در مدیریت پروژه است:

o مدیریت یکپارچه پروژه
o مدیریت محدوده پروژه
o مدیریت زمان پروژه
o مدیریت هزینه پروژه
o مدیریت کیفیت پروژه
o مدیریت منابع انسانی پروژه
o مدیریت ارتباطات پروژه
o مدیریت ریسک پروژه
o مدیریت تدارکات پروژه
o مدیریت ذینفعان پروژه

2- Prince2

این واژه مخفف Projects IN Controlled Environments است و توسط دولت انگلستان توسعه داده شده. کاربرد این استاندارد در کنترل پروژه چیست ؟: این استاندارد برای مدیریت پروژه‌ها در محیط‌های کنترل‌شده و ساختار یافته مناسب است.محتوا PRINCE2 بر 7 اصل، 7 فرآیند و 7 موضوع تمرکز دارد.

3- Agile

شاید امروزه در رابطه با کلمه Agile زیاد شنیده باشید،این استاندارد که توسط ائتلاف چابک توسعه داده شده بسیار مورد توجه قرار گرفته. اما سوال مهم این است که کاربرد Agile در کنترل پروژه چیست ؟باید گفت: این مجموعه از روش‌ها برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری و پروژه‌هایی که نیاز به انعطاف‌پذیری و سرعت عمل دارند بسیارمناسب است. کارهایی مانند: مدیریت افراد و تعاملات فرآیندها ،مدیریت مستندات جامع،همکاری با مشتری بر مذاکره قراردادی، پاسخگویی به تغییر بر پیروی از یک برنامه و …

4- ISO 21500

21500 ISO یکی دیگر از استانداردهای کنترل پروژه این استاندارد است که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) در سال 2012 منتشر شد. این استاندارد راهنمایی‌هایی را برای مدیریت پروژه‌ها در هر نوع سازمان، صرف نظر از اندازه، پیچیدگی یا نوع پروژه ارائه می‌دهد.اما هدف ایزو 21500 در کنترل پروژه چیست ؟ در پاسخ باید گفت:
• ارتقای انسجام و یکپارچگی در مدیریت پروژه
• ارائه یک چارچوب مشترک برای مدیریت پروژه
• افزایش شانس موفقیت پروژه
• بهبود رضایت ذینفعان

5- استاندارد P3.express

P3.express یک سیستم مدیریت پروژه ساده، حداقلی و کاربردی است که یادگیری، استفاده و آموزش آن آسان است. این سیستم با مجوز Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International به طور آزادانه در اختیار همگان قرار گرفته است.
سوال مهم این است که هدف P3.express در کنترل پروژه چیست ؟ در پاسخ به این سوال باید گفت:
• ساده‌تر کردن مدیریت پروژه
• افزایش کارایی و اثربخشی پروژه‌ها
• کاهش هزینه‌ها و ضایعات
• افزایش رضایت ذینفعان
• قابل دسترس کردن دانش مدیریت پروژه برای همه
البته علاوه بر استانداردهای فوق، استانداردهای دیگری مانند:Scrum, Kanban و …. نیز وجود دارد که پرداختن به آن‌ها در این مجال نمی‌گنجد.

نکات مهم در انتخاب استاندارد برای کنترل پروژه چیست ؟

عوامل مهم در انتخاب استاندارد مناسب برای کنترل پروژه چیست ؟ باید گفت این موضوع به پارامترهای مختلفی بستگی دارد. برخی از این عوامل عبارتند از:

• نوع پروژه: هر کدام از این استانداردها برای نوع خاصی از پروژه مناسب هستند.

• فرهنگ سازمانی: استاندارد انتخاب شده باید با فرهنگ سازمانی شما سازگار باشد.

• مهارت و تجربه تیم: همچنین استاندارد انتخابی باید با مهارت و تجربه تیم شما همخوانی داشته باشد.

عموما برای پروژه‌های ساختمانی، صنعتی و تحقیقاتی در سایز بزرگ می‌توان از استانداردهای Prince2,PMBOK استفاده کرد.برای همین پروژه‌ها در سایز کوچک می‌توان از P3.express استفاده نمود. برای پروژه‌های نرم افزاری استفاده از استانداردهای مانند Agile،Scrum و Kanban مرسوم‌تر است.

دسته‌بندی نرم‌افزارهای کنترل پروژه

نحوه دسته‌بندی نرم افزارهای کنترل پروژه چیست ؟ نرم‌افزارهای کنترل پروژه را می‌توان به روش‌های مختلفی دسته‌بندی کرد. در اینجا دو روش رایج برای دسته‌بندی این نرم‌افزارها ارائه می‌شود:

1- بر اساس نوع کاربری

در صورتی که مدیر پروژه بداند نیازش از نرم‌افزار کنترل پروژه چیست، می‌تواند بر اساس دسته بندی زیر فرایند انتخاب نرم افزار کنترل پروژه را انجام دهد. پس می‌توان گفت نرم‌افزارهای کنترل پروژه براساس کاربرد بصورت زیر طبقه بندی می‌شوند:

• نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: این نرم‌افزارها برای مدیریت کلی پروژه‌ها از جمله برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، تخصیص منابع، کنترل هزینه‌ها و گزارش‌دهی استفاده می‌شوند.

• نرم‌افزارهای مدیریت وظایف: این نرم‌افزارها برای مدیریت وظایف و کارهای تیمی به کار می‌روند.

• نرم‌افزارهای زمان‌بندی: این نرم‌افزارها برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها استفاده می‌شوند.

• نرم‌افزارهای ارتباطی: این نرم‌افزارها برای برقراری ارتباط بین اعضای تیم پروژه به کار می‌روند

• نرم‌افزارهای ذخیره‌سازی ابری: این نرم‌افزارها برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری اسناد پروژه به کار می‌روند.

2- بر اساس نوع پروژه

همچنین براساس نوع پروژه می‌توان دسته‌بندی زیر را ایجاد کرد:

• نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌های ساختمانی: این نرم‌افزارها برای مدیریت پروژه‌های ساختمانی و عمرانی به کار می‌روند.

• نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری: این نرم‌افزارها برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری و توسعه وب به کار می‌روند.

• نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌های صنعتی: این نرم‌افزارها برای مدیریت پروژه‌های صنعتی و تولیدی به کار می‌روند.

اما نکته بعدی این است که در هر دسته محبوب‌ترین نرم افزار‌های کنترل پروژه چیست ؟

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

• Microsoft Project : برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌های پیچیده

• Primavera P6 : برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و صنعتی

• Asana : برای مدیریت وظایف و همکاری تیمی

• Trello : برای مدیریت وظایف به صورت بصری

• Basecamp : برای مدیریت پروژه‌ها و ارتباطات

• ClickUp : برای مدیریت وظایف، زمان‌بندی و گزارش‌دهی

نرم‌افزارهای مدیریت وظایف

• Jira : برای مدیریت وظایف و اشکالات در تیم‌های توسعه نرم‌افزار

• Scrumboard : برای مدیریت پروژه‌ها با استفاده از روش اسکرام

• Kanban : برای مدیریت پروژه‌ها با استفاده از روش کانبان

نرم‌افزارهای ارتباطی

• Slack : برای برقراری ارتباط تیمی

• Microsoft Teams : برای برقراری ارتباط و همکاری تیمی

• Zoom : برای برگزاری جلسات آنلاین